ПРАВИЛНИК О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, ЗАШТИТЕ И КОРИШЋЕЊА ЕЛЕКТРОНСКИХ ДОКУМЕНАТА
Наосновучлана 14. став 3. Закона о архивскојграђи и архивскојделатностиШколскиодбор ОШ “Сремскифронт”, Шид (даље: школа), дана __________ године, доноси
ПРАВИЛНИК О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, ЗАШТИТЕ И КОРИШЋЕЊА ЕЛЕКТРОНСКИХ ДОКУМЕНАТА
ОПШТЕ ОДРЕДБЕ
Члан 1
Овимправилникомсерегулишеначиневидентирања, заштите и коришћењаелектронскихдокуменататеелектронскогпословања у информационимсистемимашколе.
Члан 2
У оквируелектронскогпословањапојединитерминиимајуследећезначење:
Електронскоканцеларијскопословањеобухватапословеканцеларијскогпословањасаелектронскимдокументима у информациономсистему.
Електронскидокументјестескупподатакасастављенодслова, бројева, симбола, графичких, звучних и видеозаписасадржаних у поднеску, писмену, решењу, исправиилибилокомдругомактукојисачинеправна и физичкалицаилиорганивластирадикоришћења у правномпрометуили у управном, судскомилидругомпоступкупредорганимавласти, акојеелектронскиизрађен, дигитализован, послат, примљен, сачуванилиархивираннаелектронском, магнетном, оптичкомилидругоммедију.
Електронскопословањејеупотребаподатака у електронскомоблику, средставаелектронскекомуникације и електронскеобрадеподатака у обављањупословаДруштва.
Електронскипотписјескупподатака у електронскомобликукојисупридружениилилогичкиповезанисадругим (потписаним) подацима у електронскимобликутакодасеелектронскимпотписомпотврђујеинтегритеттихподатака и идентитетпотписника. Сврхаелектронскогпотписаједапотврдиаутентичностсадржајапоруке (доказдапоруканијепромењенанапутуодпошиљаоцадопримаоца), као и даобезбедигарантовањеидентитетапошиљаоцапоруке.
Архивскаграђа, каодокументарниматеријалкојисетрајночува, јестеодабраниизворни, а у недостаткуизворног, и свакирепродукованиобликдокументаилизаписакојисунасталирадом и деловањемдржавнихоргана и организација, органатериторијалнеаутономије и јединицалокалнесамоуправе, установа, јавнихпредузећа, ималацајавниховлашћења, привреднихдруштава, предузетника, лицакојаобављајурегистровануделатност, верскихзаједница, као и другихправнихилифизичкихлица, а одтрајногсузначајазакултуру, уметност, науку, просвету и другедруштвенеобласти, безобзиранатокада и гдесунастали, и далисеналазе у установамазаштитекултурнихдобараиливанњих, и безобзиранаоблик и носачзаписанакомесусачувани.
Архивскаграђа у електронскомобликујеархивскаграђакојајеизворнонастала у електронскомоблику.
Документарниматеријал у електронскомобликуједокументарниматеријалкојијеизворнонастао у електронскомоблику.
Дигитализацијајеконверзијадокументаизобликакојинијеелектронски у електронскиоблик.
Дигитализованидокументједокументкојијенастаодигитализацијомизворногдокумента.
ЕЛЕКТРОНСКО КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ
Члан 3
Електронскоканцеларијскопословањеобухватанастанак, употребу и заштитуподатака у електронскомоблику, средстваелектронскекомуникације и електронскеобрадеподатака у обављањупослова у школи.
Члан 4
Електронскоканцеларијскопословањеобезбеђуједасе у информациономсистемушколеобављајупословиканцеларијскогпословањаодноснодасе у томсистемупоступасасвимдокументима у електронскомоблику.
Пословнеилирачуноводственеисправемогудасечувајунаелектронскиммедијимакаооригиналнадокументаилидигиталнекопијеакојеобезбеђенодасеподацимасадржаним у електронскомдокументуможеприступити и дасупогоднизадаљуобраду; дасуподацисачувани у облику у комесунаправљени, послати и примљени; дасеизсачуванеелектронскепорукеможеутврдитипошиљалац, прималац, време и местослања и пријема; дасепримењујутехнологије и поступцикојимасе у довољнојмериобезбеђујезаштитаодизменаилибрисањаподатакаилидругопоузданосредствокојимсегарантујенепроменљивостподатакаилипорукакао и резервнабазаподатаканадругојлокацији.
Члан 5
У оквируелектронскогканцеларијскогпословања у школисекористеодговарајућиинформационисистемикојиомогућавају: вођењеелектронскеевиденције о примљенојилиновонасталојрачуноводственојдокументацији, као и осталимдокументима (дописи, захтеви, итд); обављањекњиговодствених и рачуноводственихпослова; интернудоставуелектронскихдокумената и обавештавањеовлашћенихкорисникасистема о електронскимдокументима; бацкуп и чувањеелектронских и/или у електронскиобликпренесенихдокумената и њиховоелектронскоархивирање.
Школаједужнадакористирачуноводственисофтверкојиомогућавафункционисањесистемаинтернихрачуноводственихконтрола и онемогућавабрисањепрокњиженихпословнихпромена.
Члан 6
Запосленалица у школисуовлашћеназарад у постојећиминформационимсистемима и имајуодређенуврстуовлашћења и праваприступа, сходнозадужењимарадногместа.
Лицаовлашћеназапословеадминистрирањапостојећихинформационихсистемасулицазапослена у школи, којавршепословеобезбеђењаинформационесигурности и пружајуподршку у раду).
ЗАШТИТА ЕЛЕКТРОНСКИХ ДОКУМЕНАТА
Члан 7
Свизапослени у школи, дужнисудапажљиворукују и радесаелектронском и информатичкомопремом, дајекористе у складусаупутствимапроизвођача и интернимактимашколе.
Запосленисудужнидасвакикварилипроблемелектронске и информатичкеприродепријавеовлашћеномлицу, какобисехитно и ефикаснопредузелемерезаспречавањегубиткаподатака и осигуравањеинформационогсистема.
У школиједозвољенокоришћењеискључиволегалнихоперативнихсистема, софтвера и програма.
Коришћењенедозвољених и нелегалнихоперативнихсистема, софтвера и програма, сматраћесеповредомраднеобавезе, у складусаактимашколе.
Члан 8
Заштитаподатака у информациономсистемувршисеизрадомзаштитнихкопијаподатака (бацкуп), и спроводисеједномгодишње.
ПРИСТУП ИНФОРМАЦИОНИМ СИСТЕМИМА
Члан 9
Приступ и рад у постојећиминформационимсистемимаимајусвизапослени у школи, сходнозадужењимарадногместа. Заштитаприступаподацимаобезбеђујеседавањемовлашћењемнепосреднимизвршиоцимаодстранедиректора.
Строгојезабрањенасваканамернаилинесмотренаактивносткојаможеиматинегативанутицајнаправилно и непрекиднофункционисањеинформационихсистема, нарасположивостзаупотребусистемалегалнимкорисницима, као и активности и радњекојесемогусматратиагресивнимилиувредљивим.
Запосленинесмејудапишу, развијају, копирају, извршавајуиличувајубилокакавзлонамерникодчијајенаменадарепликује, уништиилинабилокојидругиначинометанормалнофункционисањеинформационихсистема.
ОБАВЕЗЕ ШКОЛЕ КАО СТВАРАОЦА И ИМАОЦА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА У ЕЛЕКТРОНСКОМ ОБЛИКУ
Члан 10
Електронскоархиварањеједеоинформационогсистема у школи, у оквирукојегсечувајуелектронскадокумента, такодајеосигуранодуготрајночувањеелектронскеархивскеграђе, њеноодржавање, мигрирањеподатаканановеносаче у прописанимформатима, сведопредајеелектронскеархивскеграђенадлежномархиву, у складусапрописимакојимасеуређујеархивскаграђа и утврђенимроковимачувања.
Електронскоархивирањедокументацијевршисе у циљулакшегпроналажењадокумената, чувања и бржегманипулисањапословниминформацијама.
Члан 11
Обавезашколеједаосигуратрајночувањеархивскеграђе у електронскомоблику, њеноодржавање, мигрирањеодноснопребацивањенановеносаче у прописанимформатимадопредајеархивскеграђе у електронскомобликунадлежномјавномархиву
Члан 12
Школа, каостваралац и ималацархивскеграђе и документарногматеријала у електронскомоблику, дужноједаспроводипроцедуре и поступкевезанезауправљањедокументима, као и дакористиинформационисистем, којигарантујезаштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивостелектронскихдокумената.
Стварањеусловазапоступке и технолошкарешењакојасекористетокомпоузданогелектронскогчувањаархивскеграђе и документарногматеријала у електронскомоблику, врши у складусаЗаконом о архивскојграђи, прописимакојимасеуређујепоузданоелектронскочување и осталимважећимпрописима.
Члан 13
Школа, каостваралац и ималацархивскеграђе у електронскомоблику у обавезиједаовуграђупредазаједносаприпадајућимметаподацима и декодирану, наначинкојиодрединадлежнијавниархив.
Школа, каостваралац и ималацархивскеграђе у електронскомобликудужноједа, приликомпредаје, омогућиупотребљивостсадржајаархивскеграђе, узобезбеђењетехничкихуслова, у складусазаконскимпрописима.
Члан 14
Школаједужнадаобезбедипоступке и технолошкарешењакојасекористетокомпоузданогелектронскогчувањадокумената.
Поузданоелектронскочувањедокументаподразумеваобезбеђење: доказадаједокументпостојао у тачноодређеномтренуткузаснованонаквалификованомвременскомжигу; одржавањестатусавалидностиквалификованогелектронскогпотписаилипечата у односунавременскитренутакнастанка; доступностизворночуваногелектронскогдокумента и свихдодатнихподатакакојимасеутврђујеиспуњеностусловаизпретходнадвастава; одржавањеповерења у интегритет и аутентичносттокомцелогпериодачувања.
Члан 15
Архивскаграђаодноснодокументарниматеријалкојисетрајночува, изкојегнијеизвршеноодабирањеархивскеграђе, несмесеоштетитиниуништитибезобзиранатодалијемикрофилмованилидигитализован.
Архивскаграђачувасетрајно у облику у којемјенастала.
Изворниобликдокументарногматеријала, којинијеелектронски и закојинијепрописантрајанрокчувања, можесеуништити и преистекапрописаногпериодачувања, уколикоседигитализује и чува у оквирууслугеквалификованогелектронскогчувањадокумената у складусаЗаконом.
Члан 16
У случајудокуменатакојисуизворнинастали у обликукојинијеелектронски, школаможедаизвршидигитализацијудокумента у електронскиобликпогоданзачување. Препочеткапроцесадигитализације, тј. конверзиједокументаизобликакојинијеелектронски у електронскиоблик; школаједужнадаприбавимишљењенадлежногархива.
Члан 17
Овајправилникступанаснагуосмогданаодданаобјављивањанаогласнојтаблишколе.
| У Шиду, дана __________ године
Дел. Број:01-______ |
Председник школског одбора
Милена Клисурић _______________________________ |