ПРАВИЛНИК О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, КЛАСИФИКОВАЊА, АРХИВИРАЊА И ЧУВАЊА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА
Наосновуодредбеизчлана 14. став 1. Закона о архивскојграђи и архивскојделатности (“Сл. гласник РС”, бр. 6/2020) Школскиодбор ОШ “Сремскифронт”, Шид, дана __________ годинедоносиследећи
ПРАВИЛНИК О НАЧИНУ ЕВИДЕНТИРАЊА, КЛАСИФИКОВАЊА, АРХИВИРАЊА И ЧУВАЊА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА
- ОПШТЕ ОДРЕДБЕ
Члан 1
Овимправилникомутврђујесеначиневидентирања, класификовања, архивирања и чувањаархивскеграђе и документарногматеријалакод ОШ “Сремскифронт”, Шид- даље: школа.
Члан 2
Пословинаевидентирању, класификовању, архивирању и чувањуархивскеграђе и документарногматеријалаобухватају:
– примање, прегледање и распоређивањепоште, примљененепосредномпредајом, прекопоште, илисредставаелектронскекомуникације,
– евидентирањеаката и предмета и достављањеистих у рад,
– административно-техничкообрађивањеаката и предмета,
– отпремањепоште,
– архивирање, коришћење и стручноодржавањеархиве,
– одабирањеархивскеграђе и уништавањебезвредногдокументарногматеријала,
– предајаархивскеграђенадлежномисторијскомархиву.
Члан 3
Сваакта, дописи, прилози и осталадокументамогубити у папирном и електронскомоблику.
Начиневидентирања, заштите и коришћењаелектронскихдокуменатауређујесепосебнимОпштимактом оначинуевидентирања, заштите, и коришћењаелектронскихдокумената.
Школа у свомрадукористипечат.
Члан 4
У оквирупословаизчлана 2. појединитерминиимајуследећезначење:
– Акт/Службенидописјесвакиписанисаставкојимсепокреће, допуњава, мења, прекидаилизавршаванекислужбенипоступак, а којисадржиследећеделове, безобзирадалијенастао у писаномилиелектронскомоблику: пунназив и адресупошиљаоца, број и датум, назив и пунуадресупримаоца, кратаксадржајпредмета, везаваш – нашброј, текстакта, прилог, потписовлашћеноглица и отисакслужбеногпечата.
– Документјезаписбилокојеврсте, облика и техникеизрадекојисадржајем, контекстом и структуромпружадоказ о активностикојуправноилифизичколицепредузима, обављаилизакључујетокомсвоједелатностиилиличнеактивности.
– Прилогјеписанистав (документ) којисеприлажеузслужбенидописрадидопуњавања, објашњавањаилидоказивањасадржинеслужбеногдописа.
– Предметјескупслужбенихдописа и прилогакојисеодносенаистопитање и чинецелину.
– Досијејескуппредметакојисеодносенаистуматеријуилинаистоправноилифизичколице.
– Фасциклајеархивскаједницакојучинискупдокументарногматеријалавишепредметаилидокуменатакојисеодносенаистуматерију, активност, догађајилинаистоправноилифизичколице, а којисепослезавршеногпоступкачувајусређени у истомомоту.
– Писарница/Пријемнаканцеларијајеорганизационајединицаилирадноместогдесевршеследећипослови: пријем, отварање, прегледање и распоређивањепоште, евидентирање и здруживањеслужбенихдописа, достављањедописаунутрашњиморганизационимјединицама, отпремањепоште, развођењекао и њиховостављање у архиву и чување.
– Документарниматеријалчинесписи, фотографски и фонографскиснимци и надругиначинсастављенизаписи и документи, књиге и картотека о евиденцијитихзаписа, записи у електронскомоблику и документа, као и микрофилмови о њимапримљени и настали у радурегистратуредоксуодзначајазатекућирад, настаоделовањем и радомствараоца, доксеизњеганеодабереархивскаграђа. Документарниматеријалпредстављацелинудокументаилизаписанасталихилипримљенихделовањем и радомсубјеката у изворномилирепродукованомобликудокументабезобзиранаформу и форматбележењакао и прописанеевиденције о њему.
– Архивскаграђајесавизворни и репродуковани (писани, цртани, штампани, фотографисани, микрофилмовани, скенираниилидигитализованиелектронскизаписнастаоизворно у електронскомобликуилинадругиначинзабележени) документарниматеријалнастао у токурадаствараоцакојијеодзначајазаисторију, културу, уметност, науку и просвету и другедруштвенеобластибезобзиранатокада и гдесунастали и далисеналазе у установамазаштитекултурнихдобараиливанње.
– ДокументарниматеријалсарокомчувањачиниматеријалкојијеодзначајазатекућирадДруштваилиматеријалкомерокчувањанијеистекао.
– АрхивскифондчинесвиархивскипредметикојисунасталипословањемДруштва.
– Стваралацархивскеграђе и документарногматеријалајеправноилифизичколицечијимделовањемнастајеархивскаграђа и документарниматеријал.
– Архивскајединицајерегистратор, фасцикла, кутија, свежањ, омот у којисеодлажедокументарниматеријал и архивскаграђа.
– Безвреднидокументарниматеријалчинеделовидокументарногматеријалакојисуизгубилиоперативнувредностзатекућирадодноснокојимајеистекаозаконскирокчувања, а немајусвојствоархивскеграђе.
– Одабирањеархивскеграђе и уништавањебезвредногдокументарногматеријалајепоступаккојимсеархивскаграђаодабираиздокументарногматеријалаузуништавањеонихделовадокументарногматеријалакојимајепресталаважностзатекућирад а којинемајусвојствоархивскеграђе.
– Листакатегоријадокументарногматеријаласароковимачувањајепосебанакткојимсеодређујуврстеархивскеграђе и документарногматеријаласароковимачувања. Листасадржипописсвихкатегоријадокументарногматеријаланасталог у радурегистратуре и њиховероковечувања. НаосновуЛистеобављасепоступакодабирањаархивскеграђекао и поступакуништавањабезвредногдокументарногматеријала. Категоријекодкојихјерокчувањатрајно, чувајуседопредајенадлежномИсторијскомархиву.
– Архивскакњигајеосновнаевиденција о целокупнојархивскојграђи и документарномматеријалунасталом у радуствараоца. Архивскакњигасадржипопис (инвентарнипреглед) целокупногдокументарногматеријаланасталог у радурегистратурекао и оногдокументарногматеријалакојисепобилокомосновуналазикодствараоца. Архивскакњигаможесеводити у папирномилиелектронскомоблику.
– Архивирањејепроцедураодлагањаобрађених и завршенихпредмета у одговарајућеархивскејединице (регистраторе, фасцикле, кутије, свежњеве, омоте и др) премахронолошкомредуилиутврђенојкласификацији и њиховапредаја у архивуписарнице и/илиархивскидепо.
– Архивскидепојепосебнапросторија, у којимасечувадокументарниматеријал и архивскаграђаодложенаадацта.
- ПРИМАЊЕ И ПРЕГЛЕДАЊЕ ПОШТЕ
Члан 5
Пријемпоштеобављасепутемпоштанскеслужбе, електронскомпоштом, личномдоставомпутемкурираилиназахтевстранке.
Поштасеприма у токутрајањарадногвремена.
Члан 6
Овлашћенолицешколекаданепосреднопримапоштуодстранедостављача (курира), дужноједапотврдипријемпошиљкестављајућидатум и читакпотпис у доставнојкњизи, надоставници, повратнициилинакопијиакатачијисеоригиналприма. Поредпотписаовлашћенолицешколекадапримапошту, ставља и службенипечат. У случајевимакададатумпредајепоштеможебитиодзначајазарачунањерокова, узпримљенупошиљкуобавезноприложитиковерат.
Службенидописипримљениелектронскимпутемсештампају и у папирномобликузаводе у евиденцијукојушколаводи.
Члан 7
Запошиљкекојесупримљенеоштећене, записничкииликраткомзабелешком, којасеуписујенепосредноузотисакпријемногштамбиља, констатујесеврста и обимоштећења.
Члан 8
Насвакупримљенупошиљкуовлашћенолицешколеутискујепријемништамбиљ и потомјераспоређује.
Члан 9
Примљенупошту, поправилу, распоређујеовлашћенолицешколекојејеличноотвара и прегледа. Разврставањепоштесевршиистогданакадаје и примљена.
III. ЗАВОЂЕЊЕ АКАТА И ПРЕДМЕТА
Члан 10
Школаводиуреднуевиденцију о својојпримљеној, односносопственојпошти. Актасеевидентирају и достављају у радистогданакадасу и примљени.
У оквируканцеларијскогпословањаводесеосновне и помоћнеевиденције о предметима и актима.
Основнеевиденцијествараоцасу:
– Деловодник
– Помоћнеевиденције (књигапримљенепоште, интернадоставнакњига, доставнакњигазаместо, доставнакњигазапошту, књигерачуна).
Члан 11
Деловодниксеводипосистемуосновнихбројева и подбројева. Основнимбројевимаозначавајусепредмети, а подбројевимадописикојисеодносенаистипредмет.
Завођењепредмета у деловодниквршисенаследећиначин:
– у рубрику 1. уписујесеосновнибројделоводника,
– у рубрику 2. уписујесекраткасадржинаакта – предмета,
– у рубрику 3. уписујесеподброј,
– у рубрику 4. уписујеседатумпријема,
– у рубрику 5. уписујесеназив и седиштепошиљаоца – призавођењусопственихдописа, у овурубрикусеуписујескраћеница “Сп” (сопствени),
– у рубрику 6. уписујесебројпримљеногакта, а аконемабројадатумдописа,
– у рубрику 7. уписујесеознакаорганизационејединицекојомсеакт (предмет) уступа у рад,
– у рубрику 8. уписујеседатумразвођења,
– у рубрику 9. уписујесеједнаодознакакојусунапредметставилиобрађивачипредмета, и то: “а/а”, акојепредметзавршен и требагаархивирати; “Р” акојепредметстављен у рок и датумдокадасеимадржати у року.
Сведоцнијепримљенепошиљкекојесеодносенаистипредметзаводесепопуњавањемвертикалнихрубрика 3, 4, 5, 6, 7. и 8. у оквируистогброја и наначинкакојетонапредобјашњено.
Накрајугодинеделоводниксезакључујеслужбеномзабелешкомнаписаномисподпоследњегбројасаконстатацијомколикојепредметазаведено у тојгодини. Овазабелешкаседатира и овераваслужбенимпечатом, а потписујејеовлашћенолицешколе.
Члан 12
Свипримљенипредметиседостављају у рад у токуистогдана.
Члан 13
Достављањепредмета у радвршисепрекоинтернедоставнекњигеилипрекодневногизвештајапримљенепоште, којупотписујезапосленикојијепримиопредмет.
Достављањерачуна у радвршисепрекокњигерачунакојаистовременопредстављаосновнуевиденцијутеврстеаката.
Достављањепоштеупућененаличноствршисепрекокњигепримљенепоштеналичност.
- АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧКО ОБРАЂИВАЊЕ ПРЕДМЕТА
Члан 14
Свакислужбенидописобичносадржиследећеделове:
– заглавље, у горњемлевомуглу (назив и седиште, број, датум, пунаадреса);
– адресапримаоца (пунназиводноснопородичноиме и седиштепримаоца);
– салевестранеисподадресепримаоцастављасеознака “Предмет” исподкоје, радилакшегздруживања, сеуписујеброј и датумпримљеногактанакојисеодговара, илиброј и датумранијеотпремљеногакта и сл;
– тексткојиморабитијасан, сажет и читак, откуцаннарачунару;
– исподтекстаовлашћенолицепотписујеслужбенидопис и узпотписсестављаотисакслужбеногпечата ;
– исподтекстанаводесеприлозикојиседостављају.
Службенидописсепишенајмање у 2 примерка, одкојихсеједанпримеракшаљекомитенту, а другисезадржава у архиви.
- ОТПРЕМАЊЕ ПОШТЕ
Члан 15
Свизавршенипредметикојетребаотпремити, архивиратиилиуступити, враћајусеовлашћеномлицушколепрекоинтернедоставнекњиге.
Овлашћенолицешколепровераваформалнустрануслужбеногдописа и наевентуалненедостаткеуказујеобрађивачу.
Члан 16
Отпремањепоштевршиовлашћенолицешколе. Свапоштапреузета у токудана, отпремасеистогадана. Вишеслужбенихдописа, односнопредметазаједногпримаоцапакујесе у једанковерат. Вредноснапошиљка, судскаакта и поверљивапрепискаотпремасеувекпрепорученомпошиљком. Отпремањехитнепоште у местопримаоцаможесевршитипрекокурира и путемдоставнекњигезаместо.
Члан 17
У доставнукњигузапоштууписујусесвепошиљке, којесеотпремајупоштом. Доставнакњигаслужикаоевиденција о завршенојотпреми, као и предајиновцанаимепоштанскихтрошкова.
- АРХИВИРАЊЕ И ЧУВАЊЕ ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА
Члан 18
Свирешенипредметиморајубитиодложени у одговарајућеархивскејединице (регистратор, књига, фасцикла, архивскакутија, свежањ, омот и др.). Наспољнимомотимаархивскихјединицаисписујесе: пунназивДруштва, годинанастанка и врстадокументарногматеријала, евиденционибројевипредмета и реднибројподкојимјеархивскајединицауписана у Архивскукњигу.
Документарниматеријалчувасепремароковимаутврђеним у Листикатегоријадокументарногматеријаласароковимачувања.
Преархивирањатребапроверитидалијепредметзавршен и далисе у предметуналазенекиприлозиилидокументикојинеприпадајуистом.
Члан 19
У писарници, односно у раднимпросторијама, завршенипредметисемогудржатинајвишедвегодинеодданазавођења. Послетогрокасесмештају у архивскидепо, одложенипогодинама и пореткуизархивскекњиге, у одговарајућимдрвенимилиметалнимсталажама – полицама. Просториједепоаморајубитисуве и светле, а документацијаосигуранаодоштећења, крађе и пожара.
Члан 20
Савдокументарниматеријалнастао у радушколеуписујесе у Архивскукњигу, којаслужикаоопштиинвентарнипрегледцелокупногархивскогматеријала. Евидентирањесевршизасвакупословнугодинуод 01.01. до 31.12. текућегодине.
Уписивање у Архивскукњигувршисенаследећиначин:
– у рубрику 1. уписујесередниброј. Подједнимреднимбројемуписујесеистоветниматеријалбезобзиранаколичину. Реднибројевисенастављајуизгодине у годину;
– у рубрику 2. уписујеседатумуписа;
– у рубрику 3. уписујесегодина, односнораздобље у којемједокументарниматеријалнастао (задокументарниматеријалкојиобухватаподаткеизвишегодинауписујесепочетна и крајњакалендарскагодина);
– у рубрику 4. уписујесекласификационаознака (акојеустројена);
– у рубрику 5. уписујесесадржај, врстаархивскеграђеилидокументарногматеријала;
– у рубрику 6. уписујесеколичина, бројархивскихјединица (нпр. регистратора и др);
– у рубрику 7. уписујесеброј и датумзаписника (приликомуништавањабезвредногматеријалаилиприликомпредајенадлежномархиву);
– у рубрику 8. уписујесерокчувањадокументарногматеријалаизважећеЛистекатегорија;
– у рубрику 9. уписујесепримедба (нпр. смештајдокументарногматеријала).
Члан 21
Преписархивскекњиге (можебитиизводизрачунара/фотокопијаобрасцаархивскекњиге) задокументарниматеријалнастао у претходнојгодини, достављасенадлежномИсторијскомархиву, докрајааприламесецатекућегодине.
Члан 22
У архивскомдепоучуваседокументарниматеријал и архивскаграђа, у сређеном и безбедномстању, доуништењапремаЛистикатегоријадокументарногматеријаласароковимачувањаилидопредајенадлежномархиву. Архивскидепо у којемсечуваархивскаграђа и документарниматеријалморабитиснабдевендовољномколичиномархивскихполицазасмештајдокументације.
Школајекаостваралацархивскеграђедужнодаосигурамикроклиматске, хемијскобиолошке и физичкеусловезазаштитуархивскеграђе и документарногматеријалаодштетногделовањатемпературе, влаге, светлости, зрачења, прашине, микроорганизама, инсеката, глодара и физичкихоштећења. Депоморабитиопремљенсистемомпротивпожарнезаштите.
Архивскидепоморабитифизичкиобезбеђенрадинеовлашћеногуласкадругихлица и неконтролисаногкоришћењадокумената. У архивскомдепоусенесменалазитиникакавдругиматеријал, осимархивскеграђе и документарногматеријала. Архивскомграђом и документарнимматеријалом у архивскомдепоурукује, стручнојеодржава и вршињенунепосреднузаштиту, овлашћенолицешколеилизатопосебноангажованостручнолице.
VII. ОДАБИРАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И УНИШТАВАЊЕ БЕЗВРЕДНОГ ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА
Члан 23
Одабирањеархивскеграђе и уништавањебезвредногдокументарногматеријалавршисенаосновуЛистекатегоријаархивскеграђе и документарногматеријаласароковимачувања.
ЛистајесаставнидеоовогПравилника.
Члан 24
Листакатегоријасадржиредниброј, називкатегориједокументарногматеријала и рокчувања
Уколикосетокомгодинејавеновеврстедокумената, вршисеизмена и допунапостојећеЛисте.
Члан 25
ЗараднаЛистикатегоријаархивскеграђе и документарногматеријаласароковимачувањаодређујусеовлашћенолицешколе и запосленикојинајбољепознајурадшколе и његовуделатност у целини и којисустручноспособнидаоценезначајдокументације. Листуусвајадиректор), потомсеусвојенаЛистадостављанадлежномархиву у дваоригиналнапримерка. Листасепримењујеподобијенојписменојсагласностиодстранеархива.
Члан 26
Затрајночувањеодређујусекатегоријематеријалакојесадржеподаткеодзначајазарадшколе и запослених у њему, као и податкекојиодражавајусуштинурадашколе. Архивскаграђачувасетрајно у облику у којемјеизворнонастала.
Члан 27
Задокументарниматеријалкојинијеоцењенкаоархивскаграђа, роковичувањасеодређујузависноодпотребашколезакоришћење у практичнесврхе, као и у складусапосебнимзаконскимпрописима. Изворниобликдокументарногматеријала, којинијеелектронски и закојинијепрописантрајанрокчувањаможесеуништити и преистекапрописаногпериодачувањатекнакондигитализације и уколикосечува у оквирууслугеквалификованогелектронскогчувањадокумента.
Члан 28
Запоступакодабирањаархивскеграђе и уништавањебезвредногдокументарногматеријалакомејерокчувањаистекао, одлукудоносидиректоршколе.
Одабирањеархивскеграђе и уништавањебезвредногдокументарногматеријалаобављасенаосновуЛистекатегоријадокументарногматеријаласароковимачувања.
Одабирањеархивскеграђе и уништавањебезвредногдокументарногматеријалаобављасеискључивоизсређеног и у архивскојкњизиевидентираногдокументарногматеријала. Уништавањебезвредногдокументарногматеријалаобављасесвакегодинезадокументарниматеријалчијисуроковичувањаистекли.
Члан 29
Запословенаодабирањуархивскеграђе и израдупописабезвредногдокументарногматеријалакомесуроковичувањаистеклиформирасекомисија. Одлуку о формирањукомисиједоносидиректоршколе.
Члан 30
Пописбезвредногдокументарногматеријаласастављасе и достављанадлежномИсторијскомархиву у двапримерка и садржи:
– назившколе у чијемјерадуматеријалнастао, датум и местосастављањапописа;
– попискатегоријабезвредногдокументарногматеријаласареднимбројемпописа, реднимбројемархивскекњиге, годиномнастанка, бројноизраженомколичином у фасциклама, кутијама, регистраторима, књигама, итд., и саназнакомрокачувања;
– укупнаколичинадокументарногматеријалапредложеногзауништење;
– потписечлановаКомисијекојајепредложиланаведенидокументарниматеријалзауништење.
Члан 31
Накондобијенесагласностинадлежногархива, приступасеуништавањудокументарногматеријала, причемујестваралацдужандапредузменеопходнемерезаштитеподатакакојибимоглиповредитиправа и правниинтереслицанакојаседокументарниматеријалодноси.
VIII. ПРЕДАЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ
Члан 32
Архивскаграђасе о трошкушколе, предајенадлежномИсторијскомархиву, наконтридесетгодинаодњеногнастанкаилипопрестанкурадаствараоца.
У сагласностисанадлежнимархивом, рокизстава 1. овогчлана у изузетнимслучајевимасеможескратитиилипродужити.
Члан 33
Школакаостваралацархивскеграђедужнаједаархивскуграђупреда у оригиналу, сређену, означену, пописану, неоштећенуилисасаниранимоштећењима, техничкиопремљену. О примопредајиархивскеграђесачињавасеЗаписникчијијесаставнидеоПописархивскеграђекојасепредајенадлежномИсторијскомархиву.
- ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ
Члан 34
ШколајеобавезнадаобавештаванадлежниИсторијскиархив о свимстатуснимпроменама у погледу: промененазива, делатности, спајања, укидања, отварањестечаја/ликвидације, променаадресе, физичкопресељење, адаптацијапросторија/е, као и свимпроменамакојесуодзначајазаархивскуграђу, попутдигитализације, микрофилмовања и сл., најкасније у рокуод 30 данаодданањиховогнастанка.
Члан 35
Школа и свизапосленисудужнидасаизузетномпажњомчувају и одржавајуархивскуграђу и документарниматеријал у складусаЗаконом о архивскојграђи и архивскојделатности, овимПравилником и стручнимупутствиманадлежногИсторијскогархива.
Члан 36
Правилникступанаснагу и примењиваћесепоодлуциШколскогодбораод __________ године.
| У Шиду, дана __________ године
Дел. Број:01-______ |
Председник школског одбора
Милена Клисурић _______________________________ |